これだけは覚えておきたい!Excelで見やすい資料を作るための3つのコツ

「Excel初心者で、資料作りのときに何に注意したらいいかわからない」 「機能がわからなくて資料をきれいに作れない」 「表がどうしても見づらくなっちゃう…」

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これだけは覚えておきたい!Excelで見やすい資料を作るための3つのコツ
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【Excel これだけは覚えておきたいシリーズ】
Vol.1 これだけは覚えておきたい!Excelのショートカットキー9選 ~入門編~

Vol.3 これだけは覚えておきたい!Excelで画像入りの表をきれいに見せる3つのコツ

Vol.4 これだけは覚えておきたい!Excelで複数の画像を一括処理する方法

Vol.5 これだけは覚えておきたい!ビジネスで必須のExcel関数4選

Vol.6 これだけは覚えておきたい!使いこなせると1歩先に進めるExcel関数

「Excel初心者で、資料作りのときに何に注意したらいいかわからない」
「機能がわからなくて資料をきれいに作れない」
「表がどうしても見づらくなっちゃう…」

このように、Excelでの資料作りは、最初は難しく思ってしまうことが多いかもしれません。

でもちょっとしたコツを知っていれば、資料は簡単に作ることができます。
この記事では、これだけ押さえておけばExcelで見やすい資料を作れるようになる、3つのコツを紹介します。

この記事の内容
・「見出し」や「罫線」を工夫することで資料が見やすくなる
・セルの大きさを意識すると資料がきれいになる
・フォントに強弱をつけると資料にメリハリが出る


「見出し」や「罫線(けいせん)」を工夫することで資料が見やすくなる


Excelで何も考えずに表を作ってしまうと、メリハリがなく見づらい表が出来上がってしまいます。



例えばこんな感じですね。読めないことはありませんが、読む人に「読みづらい!」と思われても仕方ない表です。でも、「見出し」と「罫線」を少し工夫してあげるだけで、かなり見やすい表に仕上がります。

【「見出し」は背景に色を付ける】
「見出し」がわかりにくいことは表が見づらい原因の1つです。「見出し」をはっきりさせるだけで表を見やすいものに変えることができます。



いかがでしょうか。改善した点は「見出しの背景を黒色」「文字を白色」にしただけですが、ぐっとまとまりが出ました。背景の色は黒以外でもOKです。悪目立ちしない範囲で、自分の好きな色や会社のブランドカラーなどに色を変えてみてもいいでしょう。



【「罫線(けいせん)」で情報の区分をわかりやすくする】
表が見づらい原因は「罫線」にもあります。「罫線」はセルを区切ることで情報をわかりやすくする効果がありますから、「罫線」をきちんと使うことで読む人に情報を伝えやすくなります。

サンプルの表は「罫線」がすべて細い直線でした。これではすべてのセルの情報が同じと言っているようなもので、読む人がわかりづらいと思っても仕方ありません。そこで、「罫線」を少し工夫してみましょう。



「縦を点線に」「外枠を太めに」「合計のセルも太めに」してみました。こうすることで、縦は時系列ごとの情報、横は支店別の情報と合計の情報、そしてこの表自体の区切りもはっきりさせることができました。

パソコン上だと違いがわかりづらいかもしれませんが、印刷すると「罫線」の工夫がはっきり出ます。「罫線」の効果を体験したい方は、ぜひ印刷してみてください。

セルの大きさを調整すると資料がきれいになる


資料が見づらいときは、どこかのセルが大きすぎる、または小さすぎるということがあります。



この表では「A3」のセルが他よりも大きいせいで、見栄えが悪くなっています。 こういうときはセルの大きさを変えて、「A3」の文字が1行に入るように調整しましょう。



列と列の間の薄い線をクリックしながら動かすことで列の幅を変えることができます。好きなところでクリックを離せば、その位置までセルの大きさを変えることができます。



列の調整をすることで支店名が1行で収まってきれいになりました。
しかし、まだ余計なスペースがあるせいで3行目全体のセルが大きくなっています。こういった余計なスペースは行と行の間の薄い線をダブルクリックすることで消すことができます。



このように、セルの大きさを調整すると見やすい資料になります。

フォントに強弱をつけると資料にメリハリが出る


フォントも少し工夫するだけで資料の見え方がよくなります。



「見出し」と支店名を太字にしてみました。これだけでさらに見やすい資料になります。

フォントは1種類で統一するのがオススメです。さまざまなフォントを使うと目がチカチカしてしまって見づらい資料になってしまいます。オススメのフォントは「メイリオ」「游ゴシック」です。今回の記事に使ったExcelの資料は「メイリオ」で作成しています。

まとめ


それではこの記事をまとめます。

・「見出し」と「罫線」を工夫するだけで資料が見やすくなる
・特に「見出し」は資料の見やすさを左右するので、背景の色を変えることがオススメ
・資料が崩れているように見えたらセルの大きさがおかしくないか確認する
・フォントの太字などの効果を使ってメリハリを出す


これらを押さえておくことで、Excelで見やすい資料を作ることができます。Excelで資料を作るときはぜひ活用してみてください。

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《編集部》

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