これだけは覚えておきたい!ビジネスで必須のExcel関数4選

Excel関数をもっと気軽に使ってもらえるように、この記事ではビジネスで使える関数を簡単かつ分かりやすく紹介します。

これだけは覚えておきたい!ビジネスで必須のExcel関数4選

 

【Excel これだけは覚えておきたいシリーズ】
Vol.1 これだけは覚えておきたい!Excelのショートカットキー9選 ~入門編~

Vol.2 これだけは覚えておきたい!Excelで見やすい資料を作るための3つのコツ

Vol.3 これだけは覚えておきたい!Excelで画像入りの表をきれいに見せる3つのコツ

Vol.4 これだけは覚えておきたい!Excelで複数の画像を一括処理する方法

Vol.6 これだけは覚えておきたい!使いこなせると1歩先に進めるExcel関数

「関数を使うとどんなことができるの?」「覚えておくと便利な関数だけ教えてほしい」

会社に入るとMicrosoft Excel(以下、Excel) で資料を作るシーンが多く出てくるはず。そのときに関数(かんすう)を使いこなせていると、仕事をスムーズに進めることができます。

しかしながら、関数はどこか難しいイメージがあるため、使うことを避けている人もいるでしょう。

そこで、Excel関数をもっと気軽に使ってもらえるように、この記事ではビジネスで使える関数を簡単かつ分かりやすく紹介します。

関数を使うときの注意

関数を使うときは、必ず頭に「=」を付けましょう。付け忘れるとExcelが関数を認識しません。「記述は正しいはずなのに関数が動かない!」といったケースは「=」の付け忘れが意外と多いので、注意しましょう。

 

覚えておくと仕事が楽になる関数4選


ここからは具体的にビジネスで役に立つExcel関数を紹介します。関数は全部で約450種類もありますが、日常的に使うのは多い人でも10~20種類ぐらいです。

今回は、その中でもビジネスですぐに使える4つの関数を簡単に紹介していきます。

・SUM(数値を合計する)
・SUMIF(条件に合った数値を合計する)
・AVERAGE(数値の平均を求める)
・COUNTIF(条件に一致するデータの個数を求める)

 

SUM(数値を合計する)

 

 

機能:数値を合計する (例:テスト1の合計点を計算する)
使い方:=SUM(数値1,数値2,…) ※単独のセルを組み合わせる場合
:=SUM(数値1:数値10) ※合計するセル範囲を指定する場合



Excelで最も基本的で使用頻度も高い関数なので、必ず覚えておきましょう。 “数値”の記入方法は、「A1:A10」(=A1からA10)といった範囲指定や、「A5」「A7」といった単独のセル同士の組み合わせが可能です。

ちなみに「[Shift] + [Alt] + [=]」というショートカットキーもあります。慣れてきたらショートカットキーでSUMを使うと仕事がより効率的になります。

SUMIF(条件に合った数値を合計する)

 

 

機能:条件に合った数値を合計する(例:Aクラスのみの合計点を計算する)
使い方:=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)



「ある条件に合致した数値のみを合計したい」というケースに使える関数が”SUMIF”です。範囲は、「条件検索を行う範囲」を選択しましょう。「合計する数値の範囲」ではないので注意です。

“検索条件”は、合計したい条件を記入します。例では「”A”」というように「”」が付いていますが、これは検索条件であるAが文字列だからです。

これはどの関数を使う場合でも同じルールで、文字列を引数として指定する場合は「”」で囲む必要があります。 “合計範囲”は、合計したい数値の範囲を指定します。

AVERAGE(数値の平均を求める)

 

 

機能:数値の平均を求める(例:テスト1の平均点を計算する)
使い方:=AVERAGE(数値1,数値2,…)



使い方はSUMと同じです。ちなみに、”AVERAGEIF”という関数もあります。これは条件に合った数値のみを平均にするという効果があります。使い方はSUMIFと同じですので、ぜひ使ってみてください。

COUNTIF(条件に一致するデータの個数を求める)

 

 

機能:条件に一致するデータの個数を求める(例:指定した範囲内のAという文字の数を計算する)
使い方:=COUNTIF(範囲,検索条件)



使い方は、合計範囲がない以外はSUMIFと同じです。COUNTIFは一見使い道が少ないように感じるかもしれませんが、アンケートの集計や顧客情報の整理など、Excelで数を集計するときに重宝します。

「数を簡単に数えたいな」と考えるシーンはビジネスでは思った以上に多いです。そのときにCOUNTIFを思い出すようにすると、仕事をスムーズに進めることができます。

まとめ:まずは関数を使う意識から


いかがでしたか?Excel作業を効率化させるコツは「この処理は関数を使って簡単にできないかな」と常に意識することです。

作業の多くは地道にやれば解決できますから、関数を考えるくらいなら手を動かすという人も多いです。

しかし、関数を1度覚えてしまえば、その後の作業はとても簡単になります。まずは今回紹介した関数から覚えて、ぜひ実践してみてください。

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