これだけは覚えておきたい!パワポのグラフを圧倒的に見やすくする3つのポイント

今回はMicrosoft PowerPointを用いた資料で、グラフを使う時のコツを紹介します。

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これだけは覚えておきたい!パワポのグラフを圧倒的に見やすくする3つのポイント
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今回はMicrosoft PowerPoint(以下、パワポ)を用いた資料で、グラフを使う時のコツを紹介します。

ご紹介する3つのポイントを意識するだけで、劇的に見やすさが変わりますので、ぜひ参考にしてみてください。

パワポでグラフを入れる方法は大きく2パターン


パワポでグラフを入れる場合、その方法は主に2つ。

ひとつはパワポ内で完結させるパターン(「挿入」タブ→「グラフ」でつくる)

もうひとつはMicrosoft Excel(以下、Excel)でおおもとのグラフを作成してから、パワポに貼り付けるパターンです。

どちらの方法でも問題なくつくれるので、選択は好み。ただ「グラフを作成する」ということは「データを扱う」ということなので、まずはExcelで作業をするのが無難だと思います。

この記事では「Excelから貼り付けるパターン」で説明を進めていきます。

Excelからパワポにグラフを貼り付ける際には、以下のなかから形式を選択する必要があります。



貼り付けアイコンは左から順に、以下の通りです。

・「貼り付け先のテーマを使用し、ブックを埋め込む」
・「元の書式を保持しブックを埋め込む」
・「貼り付け先テーマを使用しデータをリンク」
・「元の書式を保持しデータをリンク」
・「図として貼り付け」

おすすめは「貼り付け先のテーマを使用し、ブックを埋め込む」、もしくは「元の書式を保持しブックを埋め込む」

「データをリンク」にすると、パワポとExcelのグラフが連動します。どちらかを修正すれば自動的にもう片方が修正されます。一見すると便利そうですが、「不具合が起きやすい」「ファイル容量が大きくなる」というデメリットがあるので、「ブックを埋め込む」ほうをおすすめします。

また、図として貼り付けると内容の修正ができなくなるほか、画質が荒くなる場合があるのであまりおすすめできません。

パワポのグラフを見やすくするための3つのポイント


それでは実際にパワポでグラフを作成する時のポイントを説明していきます。

今回はExcelでおおもとのグラフを作成して、それをパワポに「元の書式を保持しブックを埋め込む」で貼り付けたところからスタートしたいと思います。

ポイント1:「色」の基本は「原色」と「モノクロ」


通常のフォーマットでは、カラフルなグラフになることがほとんどです。そのままでもいいのですが、「いかにも初期設定のまま」という感じで芸がありません。

そこでポイントなのがグラフの「色」を、「原色」と「モノクロ」にすること。グラフのなかで一番見てもらいたいポイントを赤や青、緑など「原色」にして、そのほかをグレースケールにします。

仮に、このようなデータを円グラフ化してみたいと思います。



Excelでつくったグラフをそのままパワポに貼り付けると以下のようになります。



このままでは文字も小さく、「色」も多すぎて何が言いたいのかはっきりしません。

このグラフでもっとも言いたいことを「40%以上の人が肉好きである」ということにした場合、以下のように加工します。



こうすれば肉の部分が強調され、きっと相手は「多くの人が肉を好きなんだな」と思ってくれます。具体的に変更した内容は「色」と「データラベル」。

「色」の変更は以下の手順でおこなうとスムーズです。

1. グラフを選択する(全体を選択)
2. グラフツールの「デザイン」タブ→「色の変更」を選択
3. 「モノクロ 灰色グラデーション」を選択
4. 強調したいところだけ、原色に色を変更

また、「データラベル」を入れる方法は以下の手順。

1. グラフを選択する(全体を選択)
2. グラフツールの「デザイン」タブ→「グラフ要素を追加」を選択
3. そのなかの「データラベル」→「中央」を選択

ポイント2:軸と目盛りは最小限にする


次は、グラフをよりシンプルに見せるための原則です。

早速、例を見てみましょう。以下のようなある企業の業績をグラフ化してみます。



まずはExcelでつくったグラフをそのままパワポに貼り付けたバージョンです。



これでいいと言えばいいのですが、少し手を加えて見やすさをワンランクアップさせます。



少しの手間でかなりすっきりとした印象がでます。また、「2015年度は過去6年で最高の売上だった」ということがよくわかります。

主な変更点は以下の4点。



ポイント3:言いたいことを伝えるための図形を加える


言いたいことをより伝わりやすくするため”図形”をうまく活用するのもひとつの手です。

売上が伸びていることを言いたければ、矢印の図形を加えてみます。こうすることで急成長感を演出できます。



また、「2014年の売り上げ減少」ということついて触れたければ、以下のような見せ方も可能です。



こうするとスムーズな流れで「売上減の理由」を説明することができます。

メッセージを伝えると同時に、資料の流れをいかにスムーズにするかという視点も持つようにしましょう。

まとめ|少しの手間で大きく印象が変わり、伝わりやすさも異なる


グラフを見やすくするポイントは決して難しい内容ではありません。

要は見せ方のコツを知っているかどうか。パワポでグラフを使う際には、ぜひ今回紹介した3つのポイントを意識してみてください。

【これだけは覚えておきたいシリーズ】
PowerPoint(パワーポイント)編
Excel(エクセル)編
《編集部》

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