これだけは覚えておきたい!Excelでマウスを使う頻度が減る?ファンクションキーの使い方

今回はExcelをもっと効率的に活用するために”ファンクションキー”に焦点を当てて、その使い方を解説したいと思います。

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これだけは覚えておきたい!Excelでマウスを使う頻度が減る?ファンクションキーの使い方
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「Microsoft Excel(以下、Excel) をもっと効率的に使いたい……」

こう思っているビジネスマンは決して少なくありません。今回はExcelをもっと効率的に活用するために”ファンクションキー”に焦点を当てて、その使い方を解説したいと思います。

ファンクションキーってなに?


キーボードの上部にある「F1」や「F2」などと書かれているキー。それがファンクションキーです。

各キーの機能はアプリケーション(ExcelやMicrosoft PowerPointなどのソフト)ごとに異なります。

Excelにおける「F1」~「F12」の使い方


Excel上での「Fキー」の機能をまずはご紹介します。

【ファンクションキーの機能】
「F1」:「Excel ヘルプ」を開く
「F2」:セルの編集(ダブルクリック不要)
「F3」:「名前の貼り付け」 を表示(名前の管理に保存されている場合のみ)
「F4」:直前のコマンド・操作を繰り返す/絶対参照(関数使用時)
「F5」:「ジャンプ」 を開く
「F6」:シート・リボン・作業ウィンドウ・ズームの切り替え
「F7」:「スペルチェック」を表示
「F8」:拡張選択モード(矢印キーでセルの範囲選択が可能)
「F9」:シート全ての再計算
「F10」:キー ヒントのON/OFF
「F11」:選択範囲からグラフを作成
「F12」:[名前を付けて保存] を開く

入門編としておすすめキーは、「F2」「F4」「F12」。それぞれの具体的な使い方を紹介したいと思います。

「F2」を使えばダブルクリックなしでセルを編集できる


すでに入力されているセルに、さらに何か書き加える際にダブルクリックを使っていませんか?そんなあなたはぜひ、「F2キー」を使ってみてください。

入力したいセルにカーソルを合わせて「F2」を押せば、そのままセルの編集ができるようになります。



関数では「F4」が不可欠。コマンドの繰り返しも便利な機能


「F4」には主に2つの機能があります。ひとつは関数での「絶対参照」。もうひとつは「コマンドの繰り返し」です。それぞれ順を追ってみていきましょう。

まず「絶対参照」ですが、以下の場合を考えてみます。

B4セルに商品Aの消費税を入力したい時には、「=B3*G3(金額×消費税率)」と入力します。



さらに商品B・商品Cについても消費税を計算したい場合、どうすればいいでしょうか。「コピペをすればいいじゃん」と思った方、気をつけてください。

単純にコピペするだけでは、参照元(今回の場合はG3の消費税率)がズレてしまい正しく計算されません。



これを上手に計算させるために「絶対参照」を使います。



消費税率の部分を「絶対参照」にしておくことで、たとえコピペをしても参照元がズレずに済みます。



ちなみに、1度押すと行と列ともに「絶対参照」になりますが、2回、3回と押していくと以下のように変化します。

1回目:$G$3  行・列ともに固定
2回目:G$3  行のみ固定
3回目:$G3  列のみ固定
4回目:G3   元に戻る

そして、「F4」は関数以外のところで押すと、直前のコマンドを繰り返してくれます。

たとえば、直前にセルの塗りつぶしをした状態で「F4」を押せば、もう一度セルの塗りつぶしをしてくれます。

直前のコマンドは塗りつぶし以外にも、太字にしたり、フォントの色を変えたり、罫線を入れたりすれば、同じことを繰り返してくれるので便利です。

「F12」でマウスを使わずに「名前を付けて保存」ができる


「F12」を使えば一発で「名前を付けて保存」をすることができます。

これまでマウスを使って「ファイル」→「名前を付けて保存」とやっていた方はぜひ試してみてください。

文字入力では「F6」~「F10」が活躍!Excel以外のすべての操作でも使える


文字を入力する時にローマ字を変換したいという場合に使えるのが「F6」~「F10」です。それぞれの機能は以下の通り。

「F6」 ひらがなに変換
「F7」 全角カタカナに変換
「F8」 半角カタカナに変換
「F9」 全角英数に変換
「F10」 半角英数に変換



まとめ|「Fキー」を活用して効率的に仕事をしよう


これまでファンクションキーの使い方を知らなかった人は、まずは意識的に使ってみるのがおすすめです。

特に今回ご紹介した「F2」「F4」「F12」は、Excel上級者であればほぼすべての人が使っているのではないでしょうか。

ぜひ積極的に活用して、仕事を効率的に進めましょう。

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《編集部》

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