【Excel】アンケート作成やデータ整理に困ったら!プルダウンリストの使い方を詳しく紹介

この記事では、プルダウンリストの基本的な使い方から、応用編までを総ざらいでご紹介したいと思います。「ほとんどの人が知っているけど、意外と使える人が少ない」機能なので、ぜひ読んでみてください。

【Excel】アンケート作成やデータ整理に困ったら!プルダウンリストの使い方を詳しく紹介

今回は、Microsoft Excel(以下、Excel)のプルダウンリスト(ドロップダウンリスト)という機能をご紹介したいと思います。

プルダウンリストは、上手に活用すればアンケートはもちろんのこと、シフト管理・売上管理・商品リスト・見積り・データ整理など、いろいろなシーンで活用できます。

この記事では、プルダウンリストの基本的な使い方から、応用編までを総ざらいでご紹介したいと思います。「ほとんどの人が知っているけど、意外と使える人が少ない」機能なので、ぜひ読んでみてください。

Excelの便利機能、プルダウンリストとは?

 

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プルダウンリスト(プルダウンメニュー、ドロップダウンリストなどとも呼ぶ)とは、セルをクリックした時に複数の選択肢を表示させる機能。

Excelのアンケートやデータベースなどでよく使われ、ほとんどの方が一度は見たことがあるのではないでしょうか。

プルダウンリストを活用することで作業効率アップにつながります。

【プルダウンリストのメリット】
・入力ミスが減る
・選択肢が限られるので、集計が簡単
・作業をマニュアル化できる

プルダウンリスト・プルダウンメニューのつくり方


プルダウンリストは知名度が高いものの、使い方を知っている人はそこまで多くありません。まずはプルダウンリストの基本的な作成方法からご紹介していきます。

【プルダウンリストのつくり方】
1.プルダウンリストを付けるセルを選択する
2.「データ」タブ→「データの入力規則」を選択する
3.「入力値の種類」(設定タブ内)を「リスト」に変更する
4.「元の値」に選択肢を入力、もしくはセルの範囲を指定する

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最後に「OK」をクリックすれば、以下の通りプルダウンメニューが作成できました。

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「元の値」に入力する選択肢は「,(カンマ)」で区切ります。

また、セルの範囲を指定する場合には、事前に選択肢を入力したセルを別に用意しておき、「元の値」右側にある矢印マークをクリックして範囲指定します。

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プルダウンメニューの編集・修正・解除の方法を一気に紹介


基本的な作成方法がわかったところで、今度は編集と解除の方法をご紹介します。こちらも簡単なのでさらっといきましょう。

プルダウンメニューの編集・追加・修正


プルダウンメニューで選択肢の内容を変更する場合には、さきほど「元の値」に入力した内容を直接打ち変えていきます。

また選択肢をセルの範囲で指定している場合にはセルを修正、もしくは追加する選択肢を用意して「元の値」で指定の範囲を広げます。

プルダウンメニューの解除


プルダウンメニューの表示を停止させる場合には、「データの入力規則」のダイアログボックス下部にある「すべてクリア」をクリックします。

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メニューの色を変更する方法


プルダウンリストと「条件付き書式」を組み合わせて、指定した選択肢だけセルの色を変えることも可能です。例として以下のような出勤管理表で考えてみましょう。

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「出勤」だけ色を変える場合は、以下の手順を踏みます。

1.条件を付けるセルを選択する
2.「ホーム」タブ→「条件付き書式」→「新しいルール」を選択する
3.「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択する
4.「次のセルのみを書式設定」を左から順に「特定の文字列」「次の値を含む」「出勤」に設定する
5.「書式」ボタンをクリックして、書式を指定する(文字色を赤にするなど)

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「条件付き書式」はExcelの曜日入力の際にもご紹介しましたが、応用が利くとても便利な機能です。

使えるようになればExcelでできることの幅が大きく広がるので、ぜひこれを機に使い方を覚えておきましょう。以下の記事もぜひ参考にしてみてください。

参考記事:【Excel】「土・日・祝日の色を自動で変える」「曜日を自動で入れる」方法!3分でできるカレンダーの作り方も紹介
https://furikake.doda.jp/article/2019/04/22/1626.html

キーボード選択・複数選択・連動など!プルダウンリストの応用


最後にプルダウンリストの応用編です。

キーボードを使ってプルダウンリストを選択する方法


プルダウンリストは「Alt+↓」でキーボード選択ができます。これを知っておけば、マウスを使う手間が省けるので知っていて損のないテクニックです。

プルダウンリストの「入力時メッセージ」を使ってわかりやすくする

 

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プルダウンリストを使う時に、上記のようなメッセージを表示させることもできます。入力漏れを防止すると同時に、記入する人に対しても親切なので活用してみましょう。

「データの入力規則」の「入力時メッセージ」タブで設定ができます。

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選択肢以外を入力させない「エラーメッセージ」表示

 

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「エラーメッセージ」の設定をしておくことで、指定の語句以外を入力不可にできます。

「データの入力規則」の「エラーメッセージ」タブで設定ができます。「スタイル」では、「停止」「注意」「情報」のいずれかを選びます。

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プルダウンメニューで複数選択はできるのか?


結論から言うと基本的にはプルダウンメニューの複数選択はできません。

アンケートなどでよく見る「複数選択可」や「当てはまるものをすべて選んでください」など、どうしても複数選択を使いたい場合には「チェックボックス」を活用しましょう。

【チェックボックスの使い方】
1.「開発」タブ→「挿入」→「チェックボックス」を選択する(「開発」タブがない場合は、「ファイル」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」から追加)
2.挿入したい場所をクリック&ドラッグ
3.項目名を編集する(デフォルトでは「チェック1」となっている)
4.チェックボックスを右クリックして、「コントロールの書式設定」を選択する
5.「コントロール」タブ内のリンクするセルを選ぶ

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手順5のリンクするセルは、結果を表示させるセルのことを指します。リンクセルを指定しておけば、集計を自動化できるのでおすすめです。

リンク先をアンケートとは別シートに指定して、結果を表示させる集計シートをつくっておくのもいいと思います。

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複数選択はできないが、複数のプルダウンリストを連動させることはできる


さきほどプルダウンリストでは複数選択できないとお伝えしましたが、大分類→中分類といったように複数のリストを連動させることは可能です。

この場合は「名前の定義」と「INDIRECT関数」を使用します。すこし複雑になるので、落ち着いて一つひとつ理解していきましょう。

【複数のプルダウンリストを連動させる方法】
全体の流れとしては以下の通り。

分類表の作成 → 大分類を定義 → 中分類をそれぞれ定義 → もとになるプルダウンリストを作成 → 連動するプルダウンリストを作成

それでは順を追って説明していきます。

まずは以下のような分類表を作成し、「数式」タブ→「名前の定義」で各分類の定義づけをおこなっていきます。

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大分類も小分類もやり方は一緒。

大分類の場合には、名前には「大分類」、参照範囲は大分類項目のセル(この場合、魚・肉・野菜)を指定します。

中分類では、魚・肉・野菜それぞれの定義づけをおこないます。

定義した内容は、「名前の定義」の左側にある「名前の管理」で確認ができます。

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「名前の定義」ができたら、プルダウンリストを作成します。やり方はさきほどと同様ですが、今回は大分類の参照範囲に「=大分類」、中分類の参照範囲には「=INDIRECT(A2)」と入力します。

最後に、ちゃんとリストどうしが連動しているかを確認して完成です。

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まとめ|プルダウンリストを使って効率アップ・ミス防止に取り組もう


いかがでしたでしょうか。今回は、プルダウンリストの使い方を基本から応用まで、幅広くご紹介しました。

この機能のポイントは、作業の効率を上げるところと入力ミスを減らせるところにあります。

プルダウンリストが使えそうな場面があったら、積極的に活用してみてはいかがでしょうか。

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