【Excel】「作業グループ」って知ってる?複数のシートを一度に編集できる便利な機能

今回は、一度に複数のシートを同時に編集・加工することができる、「作業グループ」について解説していきたいと思います。

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【Excel】「作業グループ」って知ってる?複数のシートを一度に編集できる便利な機能
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Microsoft Excel(以下、Excel)での作業中、同じフォーマットのシートが複数あり、それらを同時に編集したいとき、みなさんはどうやって作業していますか?

シートごとにいちいち編集をおこなう? いいえ、もっといい方法があるんです。実は「作業グループ」という機能を使うことで、一度に複数のシートを同時に編集・加工することができます。

そこで今回は「作業グループ」について解説していきたいと思います。

Excelの作業グループとは? 使うとこんなにも時短に!


「作業グループ」とは、ひとつのシートに対しておこなった作業をそのほかの複数のシートにも同様に反映させることができるExcelの機能です。同じ体裁のシートを一斉に修正したいときにとても便利です。

たとえば、以下のような売上表で考えてみましょう。事業所ごと(東京・大阪・名古屋)にシートが分かれており、この一部に誤り(12月がない)があるとします。



そんなとき作業グループを活用すると、シートそれぞれを修正するのではなく、一度にすべてのシートを修正することができます



ポイントとしては選択したすべてのシートに対して同じ操作ができるということです。「1枚目はA1セルに入力し、2枚目のシートではA2セルに入力する」ということはできません。

また、作業グループでは、データの入力・削除・修正、行列の変更、書式設定など基本的な操作であれば問題ありませんが、一部できない操作が存在します。

具体的には、並び替えや図形・グラフの挿入、条件付き書式などです。これらの操作はひとつひとつのシートに対しておこなわなければいけません。

作業グループの使い方


作業グループ機能を使うには、グループ化したい複数のシートを同時選択します。シート選択のやり方は以下の2通り。

1. グループ化したいシートが並んでいる場合(間に余計なシートがない)


選択したいシートが横並びであれば、左端のシートをまず選択して、「Shift」キーを押しながら右端のシートをクリックします。

2. グループ化したいシートが連続しない場合(並んでおらず離れている)


グループ化したいシートが離れているときには、「Ctrl」キーを押しながらグループ化したいシートそれぞれをクリックします。



作業グループの解除方法


作業グループを解除する方法は、以下の3つ。

1. すべてのシートが作業グループになっている場合


現在表示されているシート以外のシートを選択する。

2. 作業グループに含まれないシートがある場合


グループ化されていないシートを選択する。

3. グループ化のシートを右クリックして「シートのグループ解除」を選択


※Excel2013以前では「作業グループ解除」



作業グループを使うと複数シートを一気に印刷できる


作業グループ中に印刷をおこなうと、複数のシートを同時に印刷することも可能です。このときの注意点としては、それぞれの印刷プレビューを確認すること。

「1枚目で両面印刷に変更したけれど、別シートでは片面印刷になっていた」ということが起きたりするので、しっかりと各ページの印刷設定を確認するようにしましょう。



まとめ|最後に注意点。作業後はグループ化を解除すること


ご紹介してきたようにシートのグループ化機能を活用すれば、複数の作業を1回の操作で済ませることができます。作業時間の短縮になり、覚えておいて損はありませんよ。

最後に、作業グループの注意点を。それは作業グループでの操作が終わったら、「グループ化が解除されているか」をちゃんと確認すること。それをしないと、「予期せずシートが書き変えられてしまう」という大失態につながります。

これだけ気をつけて、効率よく仕事を終わらせましょう!

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《編集部》

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