【Excel】オートフィルの上位互換「フラッシュフィル」がすごい! 関数いらずの優れもの

今回は「フラッシュフィル」を取り上げたいと思います。使い方を覚えておくとExcelでの作業がさらに便利になりますよ。

【Excel】オートフィルの上位互換「フラッシュフィル」がすごい! 関数いらずの優れもの

これまでさまざまなMicrosoft Excel(以下、Excel)の機能をご紹介してきましたが、今回は「フラッシュフィル」を取り上げたいと思います。隣接したセルに連続データを自動入力する「オートフィル」は有名なので、使える方も多いと思います。

一方、フラッシュフィルはオートフィルに似ていますが、それよりも高度な機能です。使い方を覚えておくとExcelでの作業がさらに便利になりますよ。それではさっそくいってみましょう!

フラッシュフィルとは?オートフィルと何が違うの?

 

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フラッシュフィルとは、羅列したデータからExcelが法則性や決まりを見つけ、それに従ってデータを自動入力してくれる機能。

“法則性”というところがフラッシュフィルのミソ。これと似た機能にオートフィルがありますが、こちらは「自分で法則性を見出す」ことはできません。できることと言えば、文字列を複製したり、連番の数字を入力したりする程度です。

今まで手で入力していたようなデータも、フラッシュフィルを使えば一瞬で終わるなんてこともあるので、Excel初心者は覚えておきたい機能のひとつです。

フラッシュフィルの使い方


それでは例を挙げながら、フラッシュフィルの使い方をご紹介していきます。

【フラッシュフィルの使い方】
まず、フラッシュフィルを実行する前にデータを用意し、その右側を空白列にして以下のような状態にしておきます。

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この先については、やり方が3通りあります。

方法1:「データ」タブ→データツール内にある「フラッシュフィル」を選択

 

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方法2:オートフィル実行後、「オートフィルオプション」を右クリックし「フラッシュフィル」を選択

 

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方法3:フラッシュフィルのショートカットキー「Ctrl+E」を使う

 

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そうすると氏名から苗字だけを抜き出すことに成功しました。

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フラッシュフィル活用術!ほかにもこんな使い方ができる


苗字や名前を抜き出す以外にもフラッシュフィルはいろいろなシーンで使えます。その例をいくつかご紹介していきます。

漢字だけじゃなく、ローマ字でもフラッシュフィルが使える

 

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漢字表記だけでなくローマ字の場合でもフラッシュフィルが使えます。

フラッシュフィルで電話番号の一部だけを抜き出す

 

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電話番号でも使用可能。関数を使って抽出する場合「=LEFT(A2,FIND("-",A2)-1)」と入力する必要がありますが、フラッシュフィルなら一瞬で入力完了です。

フラッシュフィルでメールアドレスの一部を抜き出す

 

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こちらも先ほどの電話番号の例と同様、関数を使うとなると複雑な式が必要ですが、フラッシュフィルならあっという間。

B2セルを「@」以降の部分に変えれば、メールアドレスの後半部を抜き出すことができます。

フラッシュフィルで都道府県と市区町村を結合させる

 

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抽出だけでなく、文字列の結合もできます。「&(アンパサンド)」や「CONCAT関数」を使ってもいいのですが、その場合は結果が数式として認識されます。

一方で、フラッシュフィルだと文字列として表示されるので、その後の作業がしやすいというメリットがあります。

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フラッシュフィルで「男→男性」「女→女性」に自動変換


この例はかなりニッチですが、「フラッシュフィルはいろいろなケースで利用ができる」ということがお分かりいただけるのではないでしょうか。

最後にお伝えしたいフラッシュフィルの注意点


フラッシュフィルは非常に便利な機能ですが、表示するデータは必ずしも完璧ではありません。

たとえば、以下のように最上部に「岐阜県」だけを入力してフラッシュフィルを実行します。そうすると「頭の3文字を抜き出す」という法則に従ってしまい、4文字の「神奈川県」は正しく表示されません。

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フラッシュフィルは自動で入力や抜き出し、変換などを行ってくれますが、このように正確性に欠けることがあります。作業後には必ず、間違いがないかを確認しましょう。

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