【Excel】ダブりを削除したい! データの重複をチェックしたいときに使えるテクニック

今回は、Microsoft Excel(以下、Excel)の表やリストに含まれるデータの重複をチェックする方法をご紹介します。

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【Excel】ダブりを削除したい! データの重複をチェックしたいときに使えるテクニック
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商品リストや売上データ、在庫表など、データの管理って大変ですよね。漏れやダブりなど不備があると業務に支障が出たり、最悪の場合にはお客さんからのクレームにもつながったりしかねません。

そこで今回は、Microsoft Excel(以下、Excel)の表やリストに含まれるデータの重複をチェックする方法をご紹介します。目視で確認するよりも確実で、素早くチェックができるので、参考にしてみてください。

データの重複チェックにはいくつかの方法がある


表やリストの重複チェックはデータが数行であれば、目視で問題ないかもしれませんが、データの数が何千、何万となるとそうはいきません。作業を効率的かつ正確に行うためにも、アナログな方法ではなくExcelの便利機能を最大限活用しましょう。

重複データのチェックにはいくつかの方法がありますので、今回は以下のような表を例に、重複チェックのやり方を解説していきます。



「条件付き書式」で重複チェック|一番簡単にダブりを調べる方法


重複チェックで一番簡単なのが、「条件付き書式」を使う方法です。「条件付き書式」とは、選択した範囲のうち条件を満たすセルだけを書式変更できる機能。こちらの記事でもご紹介しているExcelの便利な機能のひとつです。これを使った重複チェック方法は以下の通り。

【条件付き書式を使って重複チェックする方法】
1. 重複をチェックしたいセル範囲を指定する
2.「ホーム」タブ→スタイル内の「条件付き書式」を選択
3.「セルの強調表示ルール」→「重複する値」を選択
4. 書式を指定して「OK」をクリック



例の表において商品番号のダブりをチェックする場合には、C列を選択して「条件付き書式」をかけます。そうすると重複する値にのみ指定した書式が適用されます。

「条件付き書式」についてもっと知りたければ以下記事もチェック!
関連URL:【Excel】一瞬でデータを見やすくできる!「条件付き書式」ってなに?

「重複の削除」で重複チェック|行単位でダブりを探し、行ごと自動削除できる



「条件付き書式」を使う方法では、セル一つひとつに対してしかチェックをかけることができません。一方、「重複の削除」を使うと、行単位でダブりを探し、重複している行を自動で削除することができます(「データ」タブ→データツール内の「重複の削除」)。



「重複の削除」を選択すると、ダイアログボックスが表示されます。そのなかには表の一行目の項目が並んでいますので(例では、No.、日付、商品番号、商品カテゴリー…)、調べたい項目のみにチェックを入れます。

たとえば、日付、商品番号、商品カテゴリーにチェックを入れた場合、「3つの項目がともに同じ行」を重複とみなします。例の表では、3行目と10行目が重複にあたるため、後者の行(10行目)が削除されます(6行目は日付が違うので削除されない)。



COUNTIF関数で重複チェック|アレンジが利くチェック方法


COUNTIF関数は、指定条件に一致するセルを探し、選択範囲内に含まれる条件適合セルの個数を求める関数です。式は「=COUNTIF(検索範囲 , 検索条件)」で定義されます。



【COUNTIF関数を使った重複チェック方法】
1. 表外に関数を入力する列を設ける
2. 先頭行にCOUNTIF関数を入力する。このとき、検索範囲に「チェックしたい列」、検索条件に「チェックしたい語句・数値」を指定する
3. オートフィルを使い、先頭行に入力した関数セルを表最下部までコピーする
4. 表示される結果が重複の有無となる(3であれば、重複が3つあるということ)



例の表について、日付の重複をCOUNTIF関数で探す場合には、G2セルに「=COUNTIF(B:B,B2)」と入力し、それを下までコピー。B3セルとB10セルの日付は「2019/6/6」とダブっているので、それぞれのG行には「2」と表示されます。

ほかの行の結果は「1」なので、これは重複していないということを意味しています。

複数の項目を合わせてチェックしたい時もCOUNTIF関数が使える


先ほど「重複の削除」では「日付・商品番号・商品カテゴリーに、3つの項目がともに同じ行」を探すことができましたが、COUNTIF関数でもそれは可能です。



やり方は「&(アンパサンド)」で検索用列を作成しておき、それに対してCOUNTIF関数で検索をかけていきます。

この方法であれば自分の好きなように重複チェックができ、応用が利くのでおすすめです。

検索用G行にG2セル以降「=B2&C2&D2」にオートフィルをかけます。「=B2&C2&D2」と入れることで、B列、C列、D列が連続してセルに記入されます。これをもとに上記のCOUNTIF関数のチェック方法を入れると重複箇所がはき出されます。

「条件付き書式」「重複の削除」を使う方法では、表自体に手を加えることになりますが、「表はいじらずに重複を調べたい」というときにもCOUNTIF関数が役立ちます。

まとめ|Excelの機能を活用して、もれなく重複チェックを行おう


データの重複チェックには「条件付き書式」「重複の削除」「COUNTIF関数」の3つの方法がありました。「条件付き書式」はもっとも簡単なやり方で、「重複の削除」はダブりを自動で削除したいときに便利です。

中でも特に覚えておいていただきたいのが、COUNTIF関数を使う方法です。このやり方は応用が利き、慣れてくれば一番扱いやすい方法なのでおすすめです。今回ご紹介した方法を使って、ぜひ効率的にデータの整備を行いましょう。

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《編集部》

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