【Excel】仕事を効率化する20のテクニック・小技集|これであなたは残業知らず(前編)

今回は、仕事を効率的に進めるためのExcelテクニックを前編・後編の2回に分けてお送りします。

スタディ スキルアップ
【Excel】仕事を効率化する20のテクニック・小技集|これであなたは残業知らず(前編)
  • 【Excel】仕事を効率化する20のテクニック・小技集|これであなたは残業知らず(前編)
  • 【Excel】仕事を効率化する20のテクニック・小技集|これであなたは残業知らず(前編)
  • 【Excel】仕事を効率化する20のテクニック・小技集|これであなたは残業知らず(前編)
  • 【Excel】仕事を効率化する20のテクニック・小技集|これであなたは残業知らず(前編)
  • 【Excel】仕事を効率化する20のテクニック・小技集|これであなたは残業知らず(前編)
  • 【Excel】仕事を効率化する20のテクニック・小技集|これであなたは残業知らず(前編)
  • 【Excel】仕事を効率化する20のテクニック・小技集|これであなたは残業知らず(前編)
仕事でMicrosoft Excel(以下、Excel)をよく使うという方。時短のテクニックを知っているかどうかで、作業時間が大幅に違ってきますよ。

今回は、仕事を効率的に進めるためのExcelテクニックを前編・後編の2回に分けてお送りします。

「Excelはどうしても苦手」
「できるかぎり効率的に作業を進めたい」
「仕事を終わらせて、早く飲みにいきたい」

という方は必見の内容になっていますので、ぜひ参考にしてみてください。

Excel時短 最重要テクニック


おさえておきたいExcel時短ショートカットキー 20選


まずは、おさえておきたいショートカットキーを20個紹介します。基本かつ重要なショートカットキーなのでぜひ覚えましょう。



おさえておきたいExcel関数 11選


続いてはExcel関数です。まずはこれだけでもいいので、使ってみることを意識しましょう。そうすればExcel初心者から脱出できるはず。



時短のための最重要機能「クイックアクセスツールバー」





「クイックアクセスツールバー」は、自分の好きなコマンドを最上部のバーに表示できる機能。よく使う操作を登録しておけば、リボンからいちいち呼び出さなくて済みます。

作業を効率的に進めるための必須機能なので、ぜひ活用しましょう。

【クイックアクセスツールバーの登録方法】
1. 「ファイル」タブ→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」を選択
2. 好きなコマンドを「クイックアクセスツールバー」に追加する
(各ボタン上で右クリックし、「クイックアクセスツールバーに追加」でも可)

「クイックアクセスツールバー」で独自のショートカットキーを作る





「クイックアクセスツールバー」のプラスアルファのテクニックとして、Altキーでコマンドを呼び出す技もあります。Altキーを1回押すと、「クイックアクセスツールバー」に数字が表示されます。

呼び出したいコマンドに書かれている数字キーを押せば、マウスを使うことなく操作できます。

ハード面の環境を整える


ショートカットキーを覚えたり、「クイックアクセスツールバー」を活用したりするよりも、もっと手っ取り早く仕事効率を上げる方法があります。それは「作業環境を整える」ことです。

たとえば、マウス一つとってもかなりの時短につながります。回すだけでスクロールができるホイール機能が付いたものや、複数のボタンが付いていてそれぞれにキー割り当てができるものなど、便利なツールはたくさん売られています。

右クリック・左クリックしかできないマウスを使っているのであれば、ぜひ購入を検討してみましょう。

Excel時短 重要テクニック


「オートフィル」/「フラッシュフィル」


「オートフィル」と「フラッシュフィル」は、データ入力の補助をしてくれる機能

「オートフィル」は並びになった連続データを自動入力してくれ、主に日付・曜日・数字を入力したい時などに使います。

一方、「フラッシュフィル」は、Excel自体がデータの規則性を判断し、それに基づき自動入力してくれる機能。

この2つをしっかりと使えるようになると「いままで手打ちしていたものが一瞬で入力できた」なんてこともありますので、以下参考記事にも目を通してみてください。

関連記事:【Excel】オートフィルの上位互換「フラッシュフィル」がすごい! 関数いらずの優れもの

「セルの結合」は使わない


続いてはExcelの機能ではありませんが、作業をより素早く進めるための注意点です。「セルの結合」は複数のセルを一つにまとめる機能で、よく利用するという方も多いと思います。

しかし、Excel上級者ほどこの機能はあまり使いません。なぜなら、「セルの結合」を行うと、いろいろな不備が生じるからです。

特に表やデータベースなどに結合セルが含まれているとやっかい。コピペができなかったり、フィルター機能が使えなかったりとデメリットが多いので注意しましょう。

関連記事:【Excel】セルの結合、なんとなく使っていませんか? 安易に使用するデメリットと解決策をご紹介

表作成では「テーブル」機能を活用する





「テーブル」は、表を圧倒的に管理しやすくなるExcelの機能(「挿入」タブ→「テーブル」)。ボタン一つで表の見栄えを整えることができ、並べ替えやフィルターも一発です。

例えば、先頭の行にSUM関数などの数式を入れれば、2行目以降のセルにも自動的にSUM関数が反映されるなど、至れり尽くせり。

罫線や色づけなど、一から全部作っていたという方はぜひ試してみてください。

セルのスタイル





「セルのスタイル」は、定義済みのセル書式設定を呼び出せる機能で、簡単にセルの装飾を行えます(「ホーム」タブ→「セルのスタイル」)。

すでに用意されているものだけでなく、自分で好きなスタイルを登録することも可能。フォントサイズ、罫線、塗りつぶし、文字色、表示形式など細かく決められるので、自分好みのスタイルを設定しておきましょう。

既定のフォント・文字サイズを設定する


Excel2016から標準フォントは「游ゴシック」というフォントが採用されています。「游ゴシック」は線が細いのが特徴で、エレガントな印象はあるもののすこし読みづらいと感じる方も少なくありません。

そのような場合、デフォルトのフォントを変更しておくとファイル作成時にフォント変更をしなくても済みます。既定の文字サイズも変更できますので、以下の手順を参考にしてみてください。

【既定のフォント変更手順】
1. 「ファイル」タブ→「オプション」→「基本設定(全般)」を選択
2. 「新しいブックの作成時」の設定を変更する

前編は以上です。後編では、Excel時短の小技を紹介したいと思います。

【後編】
【Excel】仕事を効率化する20のテクニック・小技集|これであなたは定時に帰れる(後編)

Excel(エクセル)記事まとめ

覚えておけば残業知らず!Excel時短記事まとめ

見づらい資料からサヨナラ!Excel資料作成記事まとめ

覚えて仕事を効率化!Excel関数記事まとめ
《編集部》

関連記事

    page top