【Excel】仕事を効率化する20のテクニック・小技集|これであなたは定時に帰れる(後編)

前編ではExcelの作業効率アップのための重要テクニックをご紹介しました。続く後編では、知っておくと得する10の小技を解説します。

【Excel】仕事を効率化する20のテクニック・小技集|これであなたは定時に帰れる(後編)

今回は、Microsoft Excel(以下、Excel)の時短テクニックについてです。

前編ではExcelの作業効率アップのための重要テクニックをご紹介しました。続く後編では、知っておくと得する10の小技を解説します。

きっと「え!これいいじゃん!」と思っていただけるテクニックを紹介していますので、ぜひご一読ください。

意外と知られていないExcel小技集

 

操作を検索できる「操作アシスト」

 

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「操作アシスト」とは、操作やコマンドの検索ができる機能。実行したい操作のキーワードを打ち込むと、Excelが候補を提案してくれます。うろ覚えの関数や、ボタンの場所が分からないコマンドを使いたいときなどに使用します。

行・列の表示/非表示を切り替えられる「グループ化」

 

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「グループ化」は、複数の行・列をまとめることができる機能です。行・列の表示/非表示をワンクリックで切り替えられ、項目の多い表などで使います。

使い方はグループ化したい行もしくは列を選択し、「データ」タブ→「グループ化」をクリックします。そうすると「+」「-」のマークが出てくるので、これをクリックすれば表示/非表示の切り替えができます。

膨大なデータを扱うときに使える「ウィンドウ枠の固定」


何十、何百にもなるデータを見ているとき、スクロールしているうちに「どの行だっけ?」「どの列を見たいのか分からなくなった」という経験がある方も少なくないと思います。

そんなときにおすすめなのが「ウィンドウ枠の固定」です。これにより縦や横にスクロールしても、指定の行・列を常に表示することができます。「表示」タブ→「ウィンドウ枠の固定」をクリックすれば設定ができます。

「条件を選択してジャンプ」

 

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「条件を選択してジャンプ」はコメントや数式、空白セル、条件付き書式など、条件に該当するセルを選択してくれるコマンドです。「表に含まれる空白セルを探したい」「エラー値を見つけて修正したい」というときに活用できます。

探したい範囲を選択後、「ホーム」タブ→「検索と選択」→「条件を選択してジャンプ」を選びます。そうするとダイアログボックスが表示されますので、探したいものにチェックを入れて「OK」を押すと、該当するセルのみを選択してくれます。

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シートタブに色を付けて管理する

 

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シートの数が多い場合には、シートタブに色を付けて管理するのがおすすめです。変更方法は、シートタブ上で右クリックをし、「シート見出しの色」内で好きな色を選択するだけ。一番重要なシートに色を付ける、カテゴリーごとに色分けするといったように、管理しやすいように設定してみましょう。

補足・強調はコメントやテキストボックスを使う

 

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Excel上で何か説明したり、補足したりするときには、セル内にべた打ちするのではなく、コメントやテキストボックスを使うといいですよ。

コメントは各セルの内容に対して、テキストボックスはファイル全体に対しての補足・注釈を入れることができます。見る側にとっても親切なので、結果的に時短につながることでしょう。

同列にあるデータを再度入力するときは「Alt+↓」を使う



「Alt+↓」は一度入力したことのあるデータを再入力するときに使うコマンドです。あまり知られていないのですが、使えるととても便利。

たとえば、商品一覧を作成しているときに、すでに入力した商品名を「Alt+↓」でドロップダウンリストとして呼び出すことができます。ただし、呼び出せるデータは同列かつ、連続したセルでなければいけません(間に空白セルがあると呼び出せない)。

シートの移動はマウスを使わない


セルの移動はキーボードで行っている方がほとんどかと思いますが、シート間移動をキーボード操作でやっている方はあまり多くはないのではないでしょうか。マウスを手にとり、カーソルを合わせてクリックしてもいいのですが、以下2つのショートカットキーを覚えておくとさらに時短になります。

右シートに移動:Ctrl+PageUp(パソコンによっては「Ctrl+Fn+PageUp」の場合あり)
左シートに移動:Ctrl + PageDown(パソコンによっては「Ctrl +Fn+ PageDown」の場合あり)

列を入れ替えても連番を崩さないデータ入力方法

 

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「1,2,3,4…」というように連続した数字を入力する際、オートフィルを使っても自動入力ができますよね。これが一番簡単な方法なのですが、これだと列を入れ替えたときに、番号が崩れてしまいます。
それを防ぎたい場合には、「(上のセル)+1」をコピーしましょう。

たとえば、下に向かって連番を入力したいときには、A1セルに「1」とだけ入力し、その下のA2セル以降には「=A1セル+1」という数式を入れておきます。それを下にコピーしていけば、先頭以外はすべて数式となるため、行の入れ替えを行っても連番は崩れません。

計算式の根拠を表示する「参照元のトレース」


計算式が複雑になる、計算結果にエラーが出る、そんなときに使いたいのが「参照元のトレース」です(「数式」タブ→「参照元のトレース」)。

式に関係しているセルを線でつないでくれる機能で、ひと目で式の成り立ちが分かります。また、これと合わせて覚えておきたいのが「Ctrl+Shift+@」のショートカットキー。計算式をそのままセルに表示してくれるので、見直しするときにとても便利です。

まとめ


今回は、仕事を早く終わらせるためのExcelテクニックを紹介しました。前後編合わせて20のポイントをお伝えしましたが、焦らずひとつひとつ使えるようになっていきましょう。すべてのテクニックを駆使できるようになれば、きっと仕事効率が大幅にアップするはずです。

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