【Excel】行・列の表示/非表示の切り替えをさらに分かりやすくするグループ化機能

縦長もしくは横長の表が、画面に収まりきらないと見づらいですよね。今回はそんなときに使いたいMicrosoft Excel(以下、Excel)の機能「行・列のグループ化」をご紹介します。

【Excel】行・列の表示/非表示の切り替えをさらに分かりやすくするグループ化機能

縦長もしくは横長の表が、画面に収まりきらないと見づらいですよね。スクロールしていくうちに見たいところを過ぎてしまった、なんてこともよくあります。今回はそんなときに使いたいMicrosoft Excel(以下、Excel)の機能「行・列のグループ化」をご紹介します。

売上表、決算書、家計簿、見積書、損益計算書などなど、知っておくといろいろな場面で使えるテクニックなのでぜひ覚えておきましょう。

Excelのグループ化とは?


行・列のグループ化とは、複数の行もしくは列をひとまとまりにして、ボタンひとつで表示/非表示を切り替えることができる機能です。「アウトライン機能」とも呼ばれます。


行・列を非表示にする一般的な方法は、行番号・列番号を右クリックして「非表示」を選択する方法ですが、グループ化機能を使うと、より機能的かつ見やすく表示/非表示を切り替えることができます。

グループ化の使い方


それではさっそく、グループ化の使い方をみていきましょう。今回は以下のような縦に長い表を例に、グループ化の具体的な使用方法を解説していきます。

 

行・列のグループ化をする手順


まずは非表示にしたい行もしくは列を選択し、「データ」タブ→アウトライン内にある「グループ化」をクリックします。

そうすると左側にアイコンが表示されます。これがグループ化できた証拠です。


グループ化の「-(マイナス)」アイコンをクリックすると、行を非表示にすることができます。逆に「+(プラス)」アイコンをクリックすると再度、行が表示されます。これが基本的な使い方です。

 

グループ化の解除のしかた


行・列のグループ化を解除したい場合には、解除したい部分を選択して、「データ」タブ→アウトライン内にある「グループ化解除」をクリックします。そうすると選択した行・列のグループ化が解除されます。

 

グループ化の使い方 【上級編】


続いて、人と差がつくグループ化の上級テクニックを紹介します。

グループ化を使って階層構造を作ってみよう


決算書など項目が多岐にわたる資料では、以下のように大項目→小項目→詳細のように階層構造ができます。この階層構造をグループ化することでより見やすく、使いやすく表現することができます。

基本的なやり方は先ほどと同じです。まとめたい行・列を選択し、「データ」タブ→アウトライン内にある「グループ化」をクリックします。


このとき、小さいカテゴリーからグループ化していくことがポイントです。まずは最小単位のまとまりをグループ化します(上の例なら、レベル3から)。そのあとでレベルを上げていき、中項目、大項目をまとめていきます。

階層構造を作るときの注意点としては、上層のグループが下層のグループを包括していないといけないということです(上の例なら、レベル1のなかにレベル2全体が含まれるなど)。

たとえば、17~19行をグループ化したあとに、18~20行をグループ化すると、最初のグループが崩れてしまいます。グループ同士が常に「互いに独立している」もしくは「包括の関係にある」ことが重要になります。

グループ化の階層別に表示/非表示を切り替える


階層構造を作ると、グループ化アイコンの上部に「1・2・3…」と数字が表示されます。これは階層を表しています。この数字をクリックすると、各階層の表示/非表示を切り替えることができます。

 

ショートカットキーを使って行・列のグループ化をする


慣れてきたら、マウスではなくショートカットキーでグループ化をしてみましょう。

グループ化 :Shift+Alt+→(右矢印)
グループ化解除 :Shift+Alt+←(左矢印)

ついでに覚えてきたいのが、行選択・列選択のショートカットキー

行選択 :Shift+スペースキー
列選択 :Ctrl+スペースキー
※いずれも入力モードが英語入力のときにのみ使用可能(日本語入力になっていると使用できません)

行・列選択のショートカットキーとグループ化のショートカットキーを駆使すれば、マウスを使わなくてもどんどんグループを作れるのでやってみてください。

グループ化を使って見やすく、管理しやすい表作りを心がけよう


以上、今回はExcelのグループ化について解説いたしました。

グループ化を使うことで見やすさが向上し、見る人にとって親切な表になります。また、見る側だけでなく、表を作成・管理する側にとっても、ただの非表示よりも行・列の出し入れがしやすく、管理がしやすいので時短につながるというメリットもあります。

さらに、ショートカットキーを駆使すればより効率的に作業を進めることができます。次に表を作るときは、ぜひグループ化機能を活用してみましょう。

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