【Excel】まだそのまま名簿づくりしてるの? テーブル機能で効率&質が大幅アップ!

今回は、表作成の力強い味方となってくれるテーブル機能をご紹介します。これまで使ったことがない人には、目からウロコの内容となっていますので、ぜひ参考にしてください。

【Excel】まだそのまま名簿づくりしてるの? テーブル機能で効率&質が大幅アップ!


データベース管理はMicrosoft Excel(以下、Excel)ができる得意技のひとつ。Excelを使って顧客名簿や商品リスト、在庫管理など、表をよく作るという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、表作成の力強い味方となってくれるテーブル機能をご紹介します。これまで使ったことがない人には、目からウロコの内容となっていますので、ぜひ参考にしてください。

Excelのテーブル機能とは


テーブル機能を一言でいうと、「Excelに表を認識させられる機能」です。

テーブル機能を使わずに、データ入力して表を作ることは可能です。ただし、Excelにとってそれはデータのかたまりでしかなく、ただの文字列や数値の集合体です。

そこで、その情報のかたまりをテーブルに指定することで、Excelに対して「ここからここまでが一覧表なので、あとはよろしく」ということを伝えることができます。

テーブル機能を使うべき3つのメリット


さて、テーブル機能を使うとどのようなメリットがあるのでしょうか。順に見ていきたいと思います。

書式設定が簡単で、なにより見た目がGood!


テーブル機能にはもともとの書式設定パターンがいくつか用意されています。その中のどれかを選べば、設定をしなくてもさまざまな書式設定を行ってくれるのです。ボタンひとつで、一行おきに違う色を配色してくれたり、色の濃淡を調整できたりするのでとても便利です。

データを追加するとテーブルが自動で拡張される



テーブル最終行の下にデータを追加すれば、テーブルが自動拡張されます。そして、書式設定もその列のものが踏襲されます。たとえば、日付を入力する列であれば、追加したデータも表示形式が日付になります。

書式設定や計算式の加筆修正が簡単



テーブル上では列ごとに書式設定がされます。そのため書式設定の変更も、テーブル機能なら簡単です。ひとつのセルに対して修正を行えば、それが列全体に反映されます。

また、計算式が入力されている列に間違いを見つけた場合でも、ひとつの式を修正するだけで列すべての情報が修正されます。テーブルにしておくことで、無駄な手間を省くことができます。

テーブル機能の使い方


続いては、実際にテーブル機能を挿入する方法をご紹介します。

テーブルの挿入方法



テーブルの設定方法は、まず元となる表にカーソルを合わせて、「ホーム」タブ→「テーブルとして書式設定」を選択します(もしくは、「挿入」タブ→「テーブル」)。

すると、「テーブルの作成」というダイアログボックスが表示されます。正しくデータ範囲を指定して、「OK」をクリックすれば完了です。

ちなみに、「ホーム」タブ→「テーブルとして書式設定」では直接デザインを選ぶことができます。一方「挿入」タブ→「テーブル」だとデザインはそのままなので、テーブルを挿入後に「テーブルスタイル」を選んでいきます。

テーブル挿入時の注意点としては、データの範囲が適切に指定されているかという点と、1行目に各列の項目名を入れておくという点です。1行目に項目名を入れておけば、テーブル上でもそのまま項目名として使うことができます。

テーブル機能の解除方法


最後に、テーブル機能の解除方法をご紹介します。「テーブルを削除」とか、「テーブルを解除する」といったコマンドがなく、少々分かりづらいので注意してください。

テーブルツール内の「デザイン」タブ→「範囲に変換」で解除ができます。「テーブルを通常のセル範囲に変更する」という意味なので、覚えておきましょう。

表作成ではテーブル機能を使う習慣を


今回ご紹介したテーブル機能は、Excelでの表作成を圧倒的にやりやすくしてくれるツールです。表を作る際には、まずはテーブルを用意してそこにデータを入れていくと効率的です。もし途中でテーブル機能が不要になった場合でも、すぐに解除ができます。

そして、何よりもイチから自分で作るより、素早く正確に作業を行えるのでおすすめです。いままでテーブル機能を使っていなかったという方は、今日からでも活用してみるといいですよ。

今回はご紹介できませんでしたが、テーブル機能では並べ替えやフィルターのほか、スライサーという便利な機能が備わっています。それについての記事は近日公開予定です。

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