【Excel】相手にデータを入力してもらうときは「データの入力規則」で効率的に

今回は「データの入力規則」という機能をご紹介します。そこまでメジャーな機能ではありませんが、知っておくといろいろなシーンで活用できますので、ぜひご一読ください。

【Excel】相手にデータを入力してもらうときは「データの入力規則」で効率的に

Microsoft Excel(以下、Excel)には便利な機能がたくさんあります。今回は「データの入力規則」という機能をご紹介します。そこまでメジャーな機能ではありませんが、知っておくといろいろなシーンで活用できますので、ぜひご一読ください。

 

「データの入力規則」でできることとは?



「データの入力規則」とは、セルに対して入力できるデータを制限する機能
です。「日付のみ入力可にする」「文字数を制限する」などの設定ができます。「データの入力規則」を使ってできる主な設定は以下です。

【データの入力規則でできること】
・入力データのリストを表示させる(プルダウンリスト・ドロップダウンリストの作成)
・入力データの内容を制限する
・補足のメッセージを表示させる
・許可されないデータが入力されたときに、エラーメッセージを表示させる
・入力モードを自動で切り替える

最初に挙げたプルダウンリストは知っている方も多いと思います。アンケートフォームでよく見る使い方です。この機能については以下記事で解説しています。あわせてご確認ください。

【Excel】アンケート作成やデータ整理に困ったら!プルダウンリストの使い方を詳しく紹介

この記事では、「入力データの内容を制限する」以降の使い方を詳しく見ていきたいと思います。「データの入力規則」のメニューは「データ」タブのデータツール内にあります。まずは「データの入力規則」を選択して、ダイアログボックスを表示させましょう。



「データの入力規則」で入力できるデータを制限する



ダイアログボックスの一番左の「設定」というタブでは、以下のいずれかから入力データの種類を指定できます。たとえば、生年月日を入力してもらいたい場合、種類を「日付」にしておきます。そうすることで日付以外を入力できなくなり、誤入力を避けられます。

【入力時の種類】
・すべての値:条件指定なし(どんな値でも入力可)
・整数:整数のみ許可(小数や日付などは入力不可)
・小数点数:整数と小数のみ許可
・リスト:リスト内のデータのみ許可(ドロップダウンリスト)
・日付:日付のみ許可(数値などは入力不可)
・時刻:時刻のみ許可
・文字列:データの文字数を制限する(全角、半角ともに1文字としてカウント)
・ユーザー設定:カスタマイズした条件を指定できる

 

「データの入力規則」で補足メッセージを表示させる



ダイアログボックス内の左から2番目のタブ「入力時メッセ―ジ」は、以下のような補足メッセージのことを指します。第三者にデータの入力をしてもらう際に、メッセージを入れておくと親切ですよね。ちなみに、メッセージはセルを選択したときにのみ表示されます。



指定外の値が入力されたときにエラーメッセージを表示させる



「エラーメッセージ」タブは、許可していないデータが入力されたときに表示されるメッセージ
のこと。決められる項目は、「スタイル」「タイトル」「エラーメッセージ」の3つがあります。「タイトル」と「エラーメッセージ」には具体的なメッセージの内容を入力します。

「スタイル」はメッセージの強弱のことで、「停止」「注意」「情報」の3つがあります。

停止:指定外の値は入力不可
注意:指定外の値が入力された場合、メッセージ上で「はい」を選択すればそのまま入力可
情報:指定外の値が入力された場合、メッセージ上で「OK」を選択すればそのまま入力可

必ず指定したデータを入力しないといけない場合には「停止」。確認のうえ例外を認めるのであれば「注意」や「情報」を用います。



「データの入力規則」で入力モードを自動で切り替える



一番右にあるタブ「日本語入力」は、入力モードを指定できる機能
です。

たとえば、英語での入力が必要なセルに対しては、日本語入力を「オフ(英語モード)」にしておきます。B列の日本語入力を「オフ(英語モード)」にしておいて、A1セルからB1セルにカーソルを移動させると、以下のように入力モードが自動で切り替わります。いちいち入力モードを切り替える必要がなくなるので、時短につながります

「データの入力規則」を設定しておくと効率アップにつながる



「データの入力規則」は、複数人でファイルを共有する場合や相手にデータを入力してもらう場合などに活用したい機能
です。また、自分だけが使うファイルでも、頻繁に使うファイルには「データの入力規則」を設定しておくといいかもしれません。

顧客リストの電話番号欄や、見積書のメールアドレス記入欄など、活用できるシーンは多いと思います。普段の作業を振り返って、活用できそうなところがあればぜひ「データの入力規則」を使ってみましょう。

【参考記事】
Excel(エクセル)記事まとめ
覚えておけば残業知らず!Excel時短記事まとめ
見づらい資料からサヨナラ!Excel資料作成記事まとめ
覚えて仕事を効率化!Excel関数記事まとめ
PowerPoint(パワーポイント)記事まとめ

page top